„Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, więc ja za nic nie odpowiadam.” Słyszę to regularnie. Zwykle tuż przed tym, jak ktoś dostaje pismo od komornika, urzędu skarbowego albo ZUS z własnym nazwiskiem na kopercie.
Nazwa jest myląca. Zgodnie z art. 151 § 4 KSH wspólnicy w ogóle NIE odpowiadają za zobowiązania spółki, a sama spółka odpowiada za nie całym swoim majątkiem. Członek zarządu to zupełnie inna rola i zupełnie inne ryzyko. Jeśli w swojej spółce jesteś jednocześnie wspólnikiem i prezesem, masz na głowie oba kapelusze. A ten drugi bywa ciężki.
W tym przewodniku znajdziesz w jednym miejscu: czym zajmuje się zarząd, za co i wobec kogo odpowiada, jak się przed tym chronić i jak bezpiecznie wejść do zarządu albo z niego wyjść. Przy każdym temacie jest link do szczegółowego wpisu.
Czym zajmuje się zarząd spółki z o.o.
Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz. W praktyce to oznacza, że zarząd:
- podpisuje umowy i zaciąga zobowiązania w imieniu spółki;
- odpowiada za finanse: płynność, podatki, składki, księgowość (nawet jeśli robi ją biuro rachunkowe);
- sporządza sprawozdanie finansowe i co roku zwołuje zwyczajne zgromadzenie wspólników;
- zgłasza zmiany do KRS i prowadzi księgę udziałów;
- pilnuje, czy spółka nie stała się niewypłacalna.
Ten ostatni punkt jest najważniejszy. Większość spraw o odpowiedzialność zarządu zaczyna się dokładnie tu: od przegapionego momentu, w którym spółka przestała regulować długi.
5 rodzajów odpowiedzialności członka zarządu
Większość tekstów w internecie opisuje tylko art. 299 KSH. Tymczasem roszczenia mogą przyjść z pięciu stron, i każda rządzi się innymi zasadami.
1. Wierzyciele spółki (art. 299 KSH)
Kiedy grozi: egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna.
Jak się bronić: wniosek o upadłość lub restrukturyzację we właściwym czasie, brak winy, brak szkody wierzyciela.
2. Urząd skarbowy (art. 116 Ordynacji podatkowej)
Kiedy grozi: zaległości podatkowe spółki z okresu pełnienia funkcji i bezskuteczna egzekucja.
Jak się bronić: podobne przesłanki jak przy art. 299 KSH, plus wskazanie majątku spółki.
3. ZUS (art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w zw. z art. 116 Ordynacji podatkowej)
Kiedy grozi: zaległe składki spółki.
Jak się bronić: jak przy podatkach.
4. Sama spółka (art. 293 KSH)
Kiedy grozi: szkoda wyrządzona spółce działaniem sprzecznym z prawem lub umową spółki.
Jak się bronić: brak winy; działanie lojalne i w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego (art. 293 § 3 KSH).
5. Państwo: odpowiedzialność karna (m.in. art. 586 KSH, art. 296 Kodeksu karnego)
Kiedy grozi: niezgłoszenie wniosku o upadłość, niegospodarność.
Jak się bronić: rzetelna dokumentacja decyzji i terminowy wniosek.
Do tego dochodzi zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, który sąd może orzec wobec członka zarządu, który nie złożył w terminie wniosku o upadłość.
Wspólny mianownik pierwszych trzech: odpowiadasz CAŁYM swoim majątkiem, solidarnie z pozostałymi członkami zarządu. Wierzyciel może więc wybrać tego z was, który ma mieszkanie bez kredytu.
Art. 299 KSH w pigułce
Wniosek o ogłoszenie upadłości trzeba złożyć w ciągu 30 dni od dnia, w którym spółka stała się niewypłacalna. Ten termin jest kluczem do całej obrony. Jeśli złożysz wniosek na czas, co do zasady zamykasz drogę do swojego prywatnego majątku.
Problem polega na tym, że moment niewypłacalności rzadko jest widoczny gołym okiem. Zarząd zwykle wierzy, że „w przyszłym miesiącu klient zapłaci”. Sąd ocenia to potem z perspektywy kilku lat i dokumentów.
Osobny wątek to pytanie, kto odpowiada, gdy skład zarządu się zmienił. Opisałam to we wpisie Kto odpowiada za długi spółki z o.o.: nowy czy stary zarząd? Jeśli chcesz, żebym oceniła ryzyko w Twojej spółce, umów konsultację.
Jak się chronić: lista kontrolna członka zarządu
Nie da się wyeliminować ryzyka w 100%. Da się je jednak bardzo mocno zmniejszyć, jeśli regularnie robisz kilka rzeczy:
- Co miesiąc sprawdzasz, czy spółka płaci wymagalne zobowiązania. Opóźnienia dłuższe niż 3 miesiące to sygnał alarmowy.
- Masz od biura rachunkowego bieżące zestawienie zobowiązań, podatków i składek, a nie tylko roczne sprawozdanie.
- Ważne decyzje (duże umowy, pożyczki, inwestycje) opierasz na analizie lub opinii i trzymasz ją w dokumentach. To Twoja tarcza z art. 293 § 3 KSH.
- Pilnujesz zwyczajnego zgromadzenia wspólników do 30 czerwca i prosisz o absolutorium.
- Gdy pojawia się ryzyko niewypłacalności, nie czekasz „jeszcze miesiąc”, tylko od razu rozmawiasz z prawnikiem o upadłości lub restrukturyzacji. Liczy się 30 dni.
- Nie wchodzisz do zarządu spółki, do której finansów nie masz pełnego wglądu.
- Rozważasz ubezpieczenie D&O (odpowiedzialności członków zarządu), szczególnie przy większych obrotach.
Pracowałam w banku i w dużej firmie księgowej. Z tej perspektywy widzę jedno: zarządy rzadko upadają przez złą wolę. Upadają, bo nikt nie patrzył w liczby w odpowiednim momencie.
O tym, co grozi zarządowi za niezwołanie zgromadzenia w terminie, piszemy szczegółowo na spolkazoo.online. To platforma z wzorami dokumentów prowadzona przez moją spółkę.
Wejście do zarządu: zanim podpiszesz zgodę
Członka zarządu powołują zwykle wspólnicy uchwałą, chyba że umowa spółki mówi inaczej. Zanim się zgodzisz, sprawdź trzy rzeczy:
- Finanse spółki. Poproś o ostatnie sprawozdanie, listę zobowiązań i potwierdzenie braku zaległości w US i ZUS.
- Podstawę, na jakiej będziesz działać. Samo powołanie, umowa o pracę, kontrakt menadżerski czy uchwała o wynagrodzeniu? Od tego zależą podatki i ZUS. Umowę z członkiem zarządu w imieniu spółki zawiera rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników (art. 210 KSH), a nie drugi członek zarządu.
- Kadencję i zasady reprezentacji. Czy możesz podpisywać sam, czy tylko z drugim członkiem zarządu?
Wyjście z zarządu: rezygnacja i odwołanie
Wspólnicy mogą odwołać członka zarządu w każdej chwili. Ty możesz w każdej chwili zrezygnować. Dwie pułapki:
- Rezygnacja nie zamyka odpowiedzialności za przeszłość. Długi i zaległości z okresu pełnienia funkcji nadal mogą do Ciebie wrócić.
- Jedyny lub ostatni członek zarządu nie może po prostu wysłać maila. Musi zwołać zgromadzenie wspólników (art. 202 § 6 KSH). Krok po kroku opisałam to w Rezygnacja członka zarządu spółki z o.o.: jedynego lub ostatniego.
Po każdej zmianie trzeba zgłosić ją do KRS. Do czasu wykreślenia w rejestrze kontrahenci i urzędy nadal widzą Cię w zarządzie.
Przewodnik po wpisach o zarządzie
- Kto odpowiada za długi spółki z o.o.: nowy czy stary zarząd?: jak zmiany w składzie zarządu wpływają na odpowiedzialność.
- Rezygnacja członka zarządu spółki z o.o.: jedynego lub ostatniego: procedura z art. 202 § 6 KSH.
- Czy wspólnik odpowiada swoim majątkiem za długi spółki?: czym różni się sytuacja wspólnika od członka zarządu.
- Wkrótce: art. 299 KSH krok po kroku oraz zmiana i odwołanie zarządu.
Najczęstsze pytania
Czy jako prezes jednoosobowej spółki odpowiadam za jej długi?
Jako wspólnik nie. Jako członek zarządu tak, jeśli egzekucja z majątku spółki będzie bezskuteczna i nie wykażesz żadnej z przesłanek obrony z art. 299 § 2 KSH.
Czy biuro rachunkowe zdejmuje ze mnie odpowiedzialność za podatki?
Nie. Biuro wykonuje usługę, ale wobec urzędu skarbowego odpowiada spółka, a w określonych sytuacjach Ty jako członek zarządu.
Czy absolutorium chroni mnie przed wszystkimi roszczeniami?
Nie. Absolutorium ma znaczenie przede wszystkim w relacji ze spółką. Nie chroni przed wierzycielami, urzędem skarbowym ani ZUS.
Rezygnacja z zarządu była rok temu. Czy to koniec ryzyka?
Nie zawsze. Odpowiadasz za zobowiązania z okresu pełnienia funkcji. Liczy się też, czy w tym czasie była już podstawa do złożenia wniosku o upadłość.
Podsumowanie
Członek zarządu spółki z o.o. może odpowiadać wobec wierzycieli, urzędu skarbowego, ZUS, samej spółki, a w skrajnych przypadkach także karnie. Najlepszą ochroną jest regularne patrzenie w liczby i reakcja w ciągu 30 dni od niewypłacalności. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja spółka jest jeszcze bezpieczna, nie czekaj na pismo od wierzyciela.
